Auch wenn die Weiterbildungsmaßnahme von dem Unternehmen und der Bildungseinrichtung organisiert wird, findet die Übermittlung der Lerninhalte letztendlich zwischen der Lehrperson und den Teilnehmenden statt. Daher empfiehlt es sich, auch ihre Perspektive in der Vorbereitungsphase zu berücksichtigen. „Wird an vorhandenes Wissen, an den Kompetenzen und an den vorausgegangenen Lernerfahrungen angeknüpft und werden die Ziele und inhaltlichen Wünsche der Teilnehmenden – auch schon in der Planung – erfragt, so steigt der Lernerfolg“, unterstreicht der Erziehungswissenschaftler Peter Faulstich.

Die Einbeziehung der Teilnehmenden in die Planungsphase zielt darauf ab, die Selbstbestimmtheit und Eigenverantwortung der Lernenden zu aktivieren und auf ihre Erfahrungen aus vorherigen Seminaren zurückzugreifen. Sich eigene Ziele zu setzen und sich als selbstbestimmt wahrzunehmen ist motivationsfördernd und auch eine hohe Erfolgserwartung wirkt sich positiv auf den Lernprozess aus, wie die Lerntransfer-Forscherin Ulrike Karg bestätigt. Ebenso wichtig sind die Motivationen, die die Lernenden mitbringen und die Ziele, die sie mit der Weiterbildung erreichen möchten. Woran macht sich der gewünschte Erfolg nach dem Seminar für sie fest? Erschließt sich ihnen, warum sie gerade jetzt an dieser konkreten Maßnahme teilnehmen sollen?

Die Durchführung eines Transfergesprächs in der Vorbereitungs- bzw. Einstiegsphase bietet sich nicht nur zwischen der Führungskraft und der Trainerin oder dem Trainer, sondern auch zwischen der Führungskraft und den Seminarteilnehmenden an. Wie der Führungstrainer Michael Wittmann erklärt, dient das Einzelgespräch dazu, individuelle Seminarziele festzulegen. Es empfiehlt sich, diese in einer Art Lernvertrag mit verbindlichen Absprachen  festzuhalten,  denn  nur so übernehmen  Teilnehmende und Vorgesetzte im Nachhinein Verantwortung für den  Lern- und Transferprozess.  Auf diese Weise wird auch verhindert, dass die Teilnehmenden den Seminarraum mit einer Konsumentenhaltung  betreten, wie es  Wittmann zufolge in Trainings oft der Fall ist. 

Wie  Wittmann erklärt,  ist es ebenfalls wünschenswert, dass der Trainer oder die Trainerin zusätzlich zum Gespräch oder Interview mit Vorgesetzten auch Interviews mit den Mitarbeitenden führt und sich im Vorfeld zum Beispiel anhand eines  Fragebogens ein Bild von ihrem aktuellen Wissensstand  sowie von ihren Zielen und Motivationen macht. Darüber hinaus empfiehlt es sich, dass die Lehrperson  einen halben Tag im Betrieb hospitiert, um den Arbeitskontext und -alltag der Seminarbesucherinnen und -besucher  kennenzulernen.