Wenn Sie wissen, welchen Teil Ihres Trainings oder Workshops Sie als Präsentation darstellen wollen, wissen Sie auch, was vorher geschieht und an welchen Punkt im Training die Präsentation anschließt. Dies kann zum Beispiel für den Einstieg von Bedeutung sein.

Um diese Frage beantworten zu können, helfen die folgenden Überlegungen:

• Was möchte ich mit der Präsentation erreichen?
• Was genau sollen die Teilnehmenden am Ende wissen oder tun?
• Was soll sich bei den Teilnehmenden durch meine Präsentation verändern?

Sollen mit einer Präsentation Inhalte vermittelt werden, müssen die Teilnehmenden nach einer Präsentation in der Lage sein, mit den Informationen weiter zu arbeiten, darüber diskutieren, sie mit eigenen Erfahrungen vergleichen oder auf ihrer Grundlage neue Ideen entwickeln oder Entscheidungen treffen können.

Je genauer festgelegt ist, was die Teilnehmenden am Ende der Präsentation wissen oder tun sollen, umso sicherer kann dann entschieden werden, welche Inhalte und Informationen in die Präsentation gehören und welche nicht.

Am Ende sollte noch einmal überprüft werden, ob die Ziele wirklich passend sind. Dafür sind die folgenden Fragen hilfreich:

• Wie realistisch sind meine konkreten Ziele für die geplante Präsentation?
• Gehe ich mit den Zielen auf die bestehenden Bedürfnisse, Wünsche, Interessen, Vorlieben etc. meiner Teilnehmenden ein?
• Stellen meine konkreten Ziele positiv formulierte Verhaltensweisen dar?

Damit die Zielformulierung und die Inhaltsauswahl nicht losgelöst von den Teilnehmenden erfolgt, sollten ein paar Dinge über die Zielgruppe klar sein:

• Welches Vorwissen, welche Interessen, Erwartungen und Einstellungen haben Ihre Teilnehmenden?
• Welche Probleme beschäftigen sie? Was sind ihre Anknüpfungspunkte zum Thema?
• Was möchten sie lernen?

Darüber hinaus sind auch Punkte wie Teilnehmerzahl, Zusammensetzung der Gruppe sowie die Standards, die die Kursmitglieder erwarten könnten, relevant. Umso mehr über die Teilnehmergruppe bekannt ist, desto besser kann eine Weiterbildung und eine Präsentation an diese angepasst werden.

Die Ausgangsfrage für die Informations- bzw. Materialsammlung lautet: Was gehört im weitesten Sinne zum Thema der Präsentation? Im Idealfall haben Lehrende dieses bereits in ihrem Weiterbildungsmaterial vorliegen. Bei ihnen vertrauten Themengebieten wissen Lehrende außerdem meistens bereits viel mehr, als in dem Training und der Präsentation Platz finden wird. In diesem Fall werden das Auswählen und Aufbereiten der geeigneten Inhalte die Vorbereitung bestimmen.

Die Materialsammlung wird ein Vielfaches mehr beinhalten, als für die eigentliche Präsentation tatsächlich notwendig ist. Es muss also ausgewählt werden. Die Frage lautet hier also: Welche Inhalte müssen für die spezifische Zielgruppe ausgewählt werden, um das konkrete Ziel in der zur Verfügung stehenden Zeit zu erreichen?

Mit Hilfe dieser Frage werden alle Inhalte und Materialien, die nicht zum Erreichen des Ziels beitragen, aussortiert.

Bei der Aufbereitung der Inhalte geht es darum, die Reihenfolge der Ideen und Punkte sowie die Art der Visualisierung festzulegen. Hier hängt es sehr stark vom Kontext, dem Ziel und der Länge der Präsentation ab, wie dies am besten gelingen kann.

Im Folgenden finden Sie ein paar Grundsätze, die bei der Aufbereitung und Strukturierung helfen können:

• Arbeiten Sie die drei wichtigsten Punkte bzw. Kernaussagen der Präsentation heraus, die Ihre Zuhörende mitnehmen sollen. Für mehr reicht die Geduld und Aufnahmefähigkeit meistens nicht aus.
• Nehmen Sie maximal sieben Gliederungspunkte im Hauptteil auf. Diese Struktur können Zuhörende gerade noch überblicken und aufnehmen.
• Gehen Sie vom Bekannten zum Unbekannten. So können Ihre Zuhörenden das Neue an Bekanntem „ankoppeln“ und dadurch besser behalten.
• Gehen Sie vom Überblick ins Detail. Stellen Sie also zunächst eine Übersicht über den Ablauf vor und liefern Sie Hintergründe, Sinn und Zweck, um dann zu den Detailinformationen zu kommen.
• Stellen Sie in zeitlogischer Folge dar.
• Stellen Sie Inhalte logisch dar. Also zum Beispiel: das Problem, die Auswirkungen, mögliche Lösungen, eine Bewertung der möglichen Lösungen und dann die Zusammenfassung oder die Empfehlung.

Bei diesem Punkt geht es darum, zu überlegen, wie während der Präsentation eine Verbindung zu den Teilnehmenden entstehen und ihnen Wertschätzung entgegengebracht werden kann. Dieser Punkt war bereits wichtig, als es darum ging, die Zielgruppe im Hinterkopf zu haben. Hier spielen aber noch ein paar weitere Punkte mit hinein:

• Welche Form und Aufbereitung der Präsentation sagt den Zuhörenden am ehesten zu?
• Wie können Themen, Fragen und Hintergründe der Zuhörenden mit aufgenommen oder aufgegriffen werden?
• Welche Informationen und Hilfestellungen benötigen die Zuhörenden vor oder nach der Präsentation?
• Wie sollte die Präsentation gestaltet sein, um flexible Möglichkeiten einbauen, um auf Ablaufänderungen oder Fragen reagieren zu können?

Schon bei der Planung und Konzeption der Präsentation ist es wichtig mitzudenken, was im Anschluss passieren soll. Hier sind die folgenden Punkte zu berücksichtigen:

• Welche Aktivität ist im Anschluss sinnvoll?
• Wie kann das Präsentierte weiter verfestigt werden?
• Welche der Planungen für die Nachbereitung sollte schon vor der Präsentation angekündigt werden?
• Was davon kann bereits jetzt vorbereitet werden?

Für die Durchführung einer Präsentation ist es hilfreich, ein schriftliches Manuskript, zum Beispiel auf Karteikarten, anzufertigen. Dies sollte parallel zur Konzeption entstehen. Es hilft Vortragenden dabei, sich sicherer zu fühlen, im Bedarfsfall den roten Faden und alle wichtigen Informationen vor Augen zu haben.

Ein Manuskript sollte nur Stichworte beinhalten, maximal die ersten Sätze der Einleitung. Dies zwingt zum freien Sprechen und der Konzentration auf die Zuhörenden.